Hoeveel van deze punten herkent u:
- Na afloop van het overleg ervaar ik soms meer onduidelijkheid dan er voor
- Het gesprek waar het eigenlijk over moet gaan komt niet op gang
- Mensen zijn gehaast en snel afgeleid, komen te laat binnen of gaan eerder weg, nemen hun mobiel midden in een gesprek op
- We verliezen veel tijd aan formeel gedoe en informatie die grotendeels al bekend is
- Slecht voorbereide mensen of degenen die het niet snappen krijgen vooral de aandacht
- Bij ingebrachte onderwerpen blijft onduidelijk hoe ze worden opgepakt en door wie.
- We bespreken zaken met de verkeerde mensen want degenen die er over beslissen of het moeten uitvoeren zijn er niet bij
- We weten de nieuwe technologie niet goed te hanteren, zoals teleconferentie, internet en intranet, sociale media
- De deelnemers denken niet na wat hun eigen aandeel in de gewenste oplossingen kan zijn
- De aanwezigen kennen elkaar niet of weten niet wat ze van elkaar mogen verwachten
- De deelnemers hebben geen idee wat ze van de bijeenkomst kunnen of mogen verwachten
- De vergadering wordt niet goed geleid
Gefeliciteerd als dit alles bij u niet voorkomt!
Al hebt u last van maar één van deze onderwerpen: Verbeteren is wenselijk en ook mogelijk. Ik zou er niet mee wachten tot de spanning oploopt of een conflict ontstaat. Het is de moeite waard en u zult blij zijn met het resultaat: De bijeenkomsten kunnen beter, vaak korter, met minder saggerijn en meer resultaat.
Hoe krijgt u dit voor elkaar? Vaak is het niet moeilijk en ook niet echt onbekend wat er moet gebeuren. Er zijn misschien al mensen naar cursussen geweest voor vergadervaardigheden. Die waren geen van alle echt onzin. En ook als uw mensen er niet voor zijn opgeleid: Het probleemoplossend vermogen van de deelnemers zelf is verrassend groot.
Heeft u wel eens gedacht aan een vergadercoach op de werkplek?
Ik heb een favoriete aanpak:
- We inventariseren met elkaar wat goed gaat op de bijeenkomsten en wat de deelnemers willen verbeteren.
- Op basis hiervan stellen we een lijstje met spelregels op, waaraan iedereen zich wil houden. Vaak lukt dit binnen een uur. Het helpt als de deelnemers er vooraf over hebben nagedacht.
- Vervolgens kan het normale overleg beginnen, met nog een extra spelregel; de mogelijkheid voor een ‘time-out’. Die time-out gebruiken we voor feedback, benoemen wat niet lukt en hoe dat beter kan, of om elkaar een compliment te geven.
- Soms blijkt niet dat iemand iets niet kan of niet aan een voorwaarde is voldaan. Niet slecht dat dit boven tafel komt. Problemen zijn er om opgelost te worden en vaardigheden zijn aan te leren.
- Misschien moeten we deze oefening nog een of enkele keren herhalen. Meestal gaat het vrij snel.
Mijn kortste coachingstraject duurde één ochtend.
Goed overleg leer je in de praktijk en meestal niet zonder vallen en opstaan. Zelf heb ik veel plezier beleefd aan Wilbert van Vree’s ‘Vergaderwijzer’, die duidelijk maakt waarom wij moeten blijven vergaderen, ook al houden we er niet van, wat oorzaken zijn van vergaderziektes en tips geeft hiermee om te gaan.
Desgewenst kunt u in een (aanvullende) cursus op zoek naar verschillende/eigen stijlen, oefening in passende gesprekstechnieken, effectieve interactie, de basis van vergaderen, er meer resultaat en plezier uit halen. Handig voor actieve deelnemers en onervaren voorzitters, voor wie afstemmen en samenwerken een belangrijk deel is van hun werk.
Er is een gigantisch aanbod beschikbaar. Google om een indruk te krijgen eens ‘vergadervaardigheden’ en u vindt in een oogopslag diverse checklists, opleidingen en de namen van professionals.
Met de checklists krijgt u wellicht inspiratie om zelf aan de slag te gaan.
En bij behoefte aan wat meer ondersteuning; de meeste professionals staan daar, omdat ze bereid zijn met u te overleggen. Maak voor de keuze van een cursus desgewenst gebruik van een vergelijkingssite, zoals www.springest.nl. Het risico hiervan is wel verhoogde keuzestress.
En mijn aanbod zult u er niet tussen vinden. Maar info hierover kunt wel kunnen vinden op deze website. Of door contact met me op te nemen via telefoon of e-mail